Эксперт компании «Газинформсервис» рассказала о квалифицированном подходе к длительному хранению электронных документов

Екатерина Ермина, руководитель направления «Криптография и инфраструктура открытых ключей» компании «Газинформсервис», накануне выступила на всероссийском профессиональном форуме АРХИВЫ-2026.

АРХИВЫ-2026 — ключевая профессиональная площадка для обсуждения актуальных вопросов в сфере архивного дела и внедрения современных технологий хранения документов и информации. Эксперт компании «Газинформсервис» выступила на практической сессии с докладом на тему «Длительное хранение электронных документов с электронными подписями: квалифицированный подход к неочевидным нюансам».

Екатерина Ермина отметила, что с внедрением электронного документооборота доля электронных документов продолжает расти. Но есть нюанс: электронная подпись (ЭП) живёт недолго, всего чуть больше года, а подписанные ею документы хранятся десятилетиями. Встаёт вопрос о том, как сохранить их юридическую значимость на 5, 10 и более лет.

Эксперт компании «Газинформсервис» выделяет два подхода: «Можно усовершенствовать подпись до архивных форматов. Это надёжно, но формат точно не подойдёт для документов с иностранной электронной подписью, да и если ЭП больше, чем одна, при продлении их срока действия возможны дополнительные нагрузки на систему. Но есть другой вариант — квитанция сервиса долговременного хранения и поддержания юридической значимости электронных документов. Она фиксирует результат проверки всех подписей и МЧД один раз, и сама подписывается электронной подписью сервиса. Только её подпись затем и продлевается. Такой формат подходит даже для трансграничного ЭДО».

При этом порой документы, подписанные ЭП, хранятся на жёстком диске рабочего места пользователя без выстроенных процессов контроля аутентичности и целостности. А благодаря сервису долговременного хранения и поддержания юридической значимости электронных документов Litoria DVCS они хранятся в едином хранилище, и сам сервис обеспечивает своевременное усовершенствование электронной подписи.

«Чтобы организовать длительное хранение электронных документов, следует внимательно относиться к особенностям подписанных электронных документов, их форматов, количества подписей, криптоалгоритмов, места оперативной обработки и хранения и выбирать подходы к обеспечению юридической значимости, аутентичности и целостности таких документов, исходя из всех нюансов», — подчёркивает Екатерина.